訂單管理功能使用手冊

功能概述

訂單管理功能提供完整且詳細的訂單處理與追蹤工具，幫助管理人員即時更新、監控訂單狀態、查詢詳細資訊、處理退款與售後服務，提升作業效率及顧客服務品質。此外，本功能也可清晰呈現即時訂單數據，利於業績分析與策略規劃。

主要功能說明

訂單列表檢視

透過訂單列表頁面，管理人員能直觀地查看所有訂單資訊，包括訂單編號、內容描述、顧客姓名、聯絡方式（手機號碼或電子郵件）、付款金額、付款方式、是否分期付款、訂單成立與付款日期及目前處理狀態。

訂單列表提供以下篩選條件：

• 日期範圍：今天、昨天、本週、上週、本月、上個月
• 交易類型：全部、已付款、待付款、退訂
• 交易狀態
• 付款金額

列表頂部顯示付款成功、等待付款及退訂訂單的統計數據，有助即時掌握訂單狀況。此外，管理人員可按不同欄位進行排序，並可將訂單資料匯出為 Excel 或 PDF，供後續分析與報表製作。

訂單詳情頁面

點選訂單編號即可進入詳情頁面，呈現訂單完整資訊，包括：

• 商品名稱及詳細規格
• 各商品數量與單價
• 商品折扣資訊（若有）
• 訂單總金額
• 第三方支付交易編號
• 付款方式與金額
• 會員資訊（帳號、姓名、Email、手機號碼）
• 發票資訊（發票號碼與金額）
• 收貨人資訊（姓名、地址、聯絡電話）
• 配送方式與物流追蹤狀態

管理人員透過此頁面快速掌握訂單全貌，進行後續服務及問題處理。

訂單狀態即時更新

管理人員可根據訂單進度，即時更新訂單狀態，包括已付款、待出貨、已出貨、配送中、已完成、退款處理中、已取消等，確保資訊即時且準確。系統亦提供批次更新功能，方便一次處理多筆訂單狀態更新。

更新狀態後，系統將自動透過電子郵件或手機發送通知給顧客，大幅提升服務透明度與滿意度。

退款與售後服務管理

此模組提供完善的退款及售後服務流程，包括：

• 接收退款申請
• 審核退款需求
• 確認退款金額
• 完成退款作業

此外，系統亦支持退換貨處理、產品維修安排及顧客服務紀錄，有效提升顧客滿意度及企業信任度。

操作步驟

1. 登入系統後台，進入「管理專區」並選擇「訂單管理」。
2. 在訂單列表頁面利用搜尋功能快速找到特定訂單或瀏覽所有訂單。
3. 點擊訂單編號以查看完整訂單詳情。
4. 依據實際進度及狀況，更新訂單處理狀態。
5. 接獲退款或售後服務申請後，前往對應管理頁面並依流程進行處理。

使用情境範例

• 客服即時回覆：客服人員可快速透過訂單管理查詢相關訂單，提供即時回應及解決問題。
• 物流狀態監控：物流人員每日確認及更新訂單的配送進度，確保配送順利完成。
• 退款效率提升：財務人員透過系統迅速處理退款申請，確保退款流程順暢及時。
• 售後服務監控：行政人員定期檢視售後服務進度，確保服務品質符合標準。
• 業績分析及營銷策略：管理者透過訂單數據分析業績與趨勢，制定適當的營銷與經營策略。

常見問題解答

• 如何快速找到特定訂單？ 在訂單列表搜尋框輸入訂單編號、顧客姓名或訂單日期即可快速搜尋。

• 訂單狀態更新後顧客是否收到通知？ 是的，系統每次更新訂單狀態時會自動發送通知給顧客。

• 退款完成需要多久？ 退款審核通過後，系統立即處理退款作業，通常3-5個工作日完成，具體處理時間視金融機構而定。

• 如何高效處理大量訂單？ 使用系統提供的批次更新功能，可同時處理多筆訂單，節省時間與人力資源。

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